วิธีทำงาน · ตัวอย่างสมมติ
ทีมทำงานช้าเพราะทุกเรื่องต้องรอเจ้าของอนุมัติ จะแก้ตรงไหนก่อน?
ถ้าทีมถามเจ้าของทุกครั้งก่อนส่งงานต่อ ปัญหาอาจอยู่ที่ข้อมูล บทบาท หรือขอบเขตอำนาจ ไม่ใช่แค่ความเร็วในการตอบแชต
ลองเริ่มจากงานที่เกิดซ้ำเพียงหนึ่งประเภท แทนการประกาศให้ทีม “ตัดสินใจเองมากขึ้น” โดยยังไม่รู้ว่าแต่ละคนมีข้อมูลและขอบเขตแค่ไหน
ตัวอย่างสมมติ: การอนุมัติใบเสนอราคา
สมมติว่าพนักงานขายส่งใบเสนอราคาให้เจ้าของตรวจทุกฉบับ ให้ตามรอยใบเสนอราคาล่าสุดหนึ่งฉบับ ตั้งแต่รับความต้องการลูกค้า รวบรวมต้นทุน ตรวจส่วนลด จนถึงส่งให้ลูกค้า อย่าเพิ่งสรุปว่าเจ้าของเป็นคอขวด ให้ดูว่ามันหยุดอยู่ตรงขั้นไหนและเพราะอะไร
- วาดลำดับงานที่เกิดขึ้นจริง ใครทำอะไร และส่งต่อให้ใคร
- ตรงจุดที่รอ ให้บันทึกว่าใครถือข้อมูลที่ยังขาด เช่น ต้นทุน เงื่อนไข หรือประวัติลูกค้า
- ระบุว่าใครตัดสินใจได้ในกรณีปกติ และเรื่องแบบใดต้องส่งให้เจ้าของ
- กำหนดข้อมูลขั้นต่ำหรือขอบเขตที่ทำให้ทีมตัดสินใจเองได้ เช่น ส่วนลดไม่เกินระดับที่ตกลง
- ทดลองกับใบเสนอราคากลุ่มเดียวหนึ่งสัปดาห์ แล้วนับจำนวนครั้งที่ยังต้องถามและเหตุผล
ดูสัญญาณก่อนแก้
ถ้างานหยุดเพราะต้นทุนไม่พร้อม ให้แก้การเข้าถึงข้อมูล ถ้าหยุดเพราะไม่รู้ว่าใครอนุมัติ ให้กำหนดเจ้าของการตัดสินใจ ถ้าส่งขึ้นเจ้าของเฉพาะกรณียกเว้นอยู่แล้ว จุดติดอาจอยู่ที่เงื่อนไขยกเว้นไม่ชัด
หนึ่งสัปดาห์ยังไม่พอพิสูจน์ทุกอย่าง แต่ช่วยให้เห็นว่าควรปรับข้อมูล ขั้นตอน หรือสิทธิ์ตัดสินใจตรงไหนต่อ